¿Qué es Excel y para qué sirve?
Excel es un
programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que forma parte
de Office que es una suite
ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint.
¿Para qué sirve Excel?
Excel se distingue de todos los programas
ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos. Con los
números que almacenamos en Excel podremos realizar cálculos aritméticos básicos
y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o
utilizar funciones estadísticas.
Excel nos facilita en gran medida el trabajo con
números y nos permite analizarlos fácilmente y generar reportes con
herramientas como los gráficos y las tablas dinámicas.
Excel es una hoja de
cálculo
Excel pertenece a la categoría de programas
informáticos conocida como hojas de cálculo. Las hojas de cálculo fueron
desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo
contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo
contable.
Las hojas de cálculo electrónicas han ido
reemplazando a los sistemas de cálculo en papel, y aunque inicialmente fueron
creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de
aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.
En cada una de las celdas podemos ingresar datos
numéricos y alfanuméricos. Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato
como un número, o como un texto, es que si introducimos un dato de tipo texto
se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos numéricos se
alinearán a la derecha.
De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un
dato numérico y un dato alfanumérico en cada celda.
Operaciones aritméticas en Excel
Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con
nuestros datos numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*)
y la división (/). La única condición es que debemos colocar un signo igual (=)
precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo
correspondiente.
Algo que es extremadamente útil al momento de
escribir fórmulas en Excel es que podemos hacer referencia a otras celdas para
incluir sus valores dentro de los cálculos. A ese vínculo creado entre celdas
lo conocemos como una referencia. Por ejemplo, la siguiente fórmula hará
la suma de los valores en las celdas A1 y A2:
=A1+A2
Funciones de Excel
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos
para realizar muchos de nuestros cálculos, podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son
procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos. Podemos
pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos
algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y entregarnos
el resultado correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO
a quien podemos indicarle una serie de valores numéricos y nos devolverá el
promedio de todos ellos.
Las funciones de Excel están catalogadas por su
funcionalidad y algunas de esas categorías son las funciones de búsqueda y referencia,
las funciones lógicas,
las funciones de texto,
las funciones de fecha y hora,
etc.
Para conocer todas
las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas
y verás una serie de botones con los nombres de las categorías. Al hacer clic
sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha
categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de
la categoría Matemáticas y trigonométricas.
Otra alternativa
para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú Funciones de este sitio Web
donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.
Uso y aplicaciones de
Excel
Logotipo de Exel
Nos sirve para una alternativa de minimizar cerrar o restaurar el
programa de Excel.
Acceso rapido
Nos permite encontrar y tener a la mano los comandos que más utilizamos
en el programa de Excel; se puede
personalizar según nuestras necesidades o gustos.
Barra de titulo
Nos muestra el nombre del documento y el programa que tenemos abierto.
De la misma manera nos permite mover la ventana y manipular su tamaño.
Botones de acción
Nos sirve para realizar la tres operaciones básicas minimizar, maximizar
o restaurar y cerrar.
Fichas de menú
Muestra diferentes opciones o herramientas según lo que deseemos hacer
dentro del programa.
Botón de ayuda
Nos permite sacar consultas de cómo se realiza una determinada acción en
Excel.
Cinta de opciones
Nos permite observar las opciones o herramientas disponibles en cada
menú. Podemos personalizarla según nuestros gustos o usos del programa.
Cuadro de nombres
Nos muestra el nombre de la celda en el cual estamos ubicados y de igual
manera nos permite cambiar el nombre de dicha celda.
Boton fx
Nos permite localizar funciones
para que se utilicen y como se escriben además de brindarnos ayuda para
escribirles.
Barra de formulas
Nos permite escribir editar o visualizar valores o fórmulas que
encontramos en las celdas de Excel.
Nos sirve para seleccionar y de esta manera poder copearla, moverla,
eliminar su contenido de hoja.
Encabezado de columnas
Se representa a través de letras mayúsculas eliminarlas u ocultarlas el
límite de las columnas de Excel llega hasta las letras xfd.
Filas
Se representa a través de números eliminarlas u ocultarlas el límite de
las columnas de Excel llega hasta las letras xfd y cuenta con un límite de
1,048,576.
Celda
Unidad básica de nuestra hoja de cálculo y en la cual podemos darle
formato podemos escribir valores formulas funciones darles formato.
Celda de activación
Esa aquella que esta seleccionada en nuestra hoja de cálculo y en la
cual podemos introducir valores o funciones. Se representa con la letra de la
columna seguido del numero.
Botones de desplazamiento
Nos sirven para movernos entre todas las hojas de nuestro libro
solamente funcionan cuando nuestras hojas no se alcanzan a representar en la
pantalla.
Etiquetas de hojas
Sirven para añadir hojas nueva nombres cambiarles, ponerles un color
contraseña etc.
Barras de desplazamiento
Sirven para movernos a lo largo y a lo ancho de nuestra hoja de calculo.
Barra de estado
Nos permite visualizar que acción
está realizando el programa de Excel.
Tipos de vista
Nos permite configurar nuestra hoja de cálculo para poderla visualizar
según nuestras necesidades o gustos.
Zoom
Nos
permite acercar o alegar la vista que tenemos de nuestro documento, para que de
esta manera trabajar más cómodamente. Nos permite variar entre 10% y 400%.
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